Guida all’étiquette dell’out of office o messaggio fuori sede

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Esistono delle regole di galateo per  il messaggio di Out of office? Come già approfondito nei miei corsi, conoscere e applicare la business étiquette è fondamentale per costruire relazioni serene e proficue in ambito lavorativo. Il galateo ci salva da momenti di incertezza e mette in risalto il lato migliore della nostra professionalità. E quale momento migliore per dare esempio di bon ton se non quando ci assentiamo? Che sia per una vacanza, congedo di maternità o una  lunga trasferta non importa: tutte le volte che sappiamo che non saremo reperibili è indispensabile impostare un messaggio di risposta automatica (meglio detto OOO). Ecco quindi una guida all’étiquette dell’out of office.

Guida all'étiquette dell'out of office: come si scrive?

Cos’è un messaggio e-mail di out of office (OOO)?

Il messaggio automatico di out of office (OOO) non è altro che una mail preimpostata che il nostro server di posta elettronica invia in risposta di e-mail ricevute in nostra assenza o comunque quando sappiamo di non poter rispondere nell’immediato.

Prima della rivoluzionaria invenzione di internet e dell’avvento dell’era digitale esistevano solo pochi modi per rintracciarci sul posto di lavoro: per telefono, di persona o mandando una lettera. Nei momenti di assenza prolungata chi aveva bisogno di noi aveva davvero esigue opzioni, la prima delle quali era senza dubbio una paziente attesa.

Oggi i contatti lavorativi vis-à-vis si sono ridotti drasticamente, lasciando il posto a sempre più frequenti comunicazioni telefoniche, collegamenti video e poi a lei, la regina delle comunicazioni professionali: l’e-mail.

Guida all'étiquette dell'out of office: cos'è?

La posta elettronica è la modalità più veloce ed economica per mandare missive lavorative, inviare lavori svolti e soprattutto raggiungere con pochissimo sforzo molti contatti in contemporanea. Si stima che solo nel corso dell’anno 2020 siano state inviate giornalmente qualcosa come 306 miliardi di messaggi di e-mail. La straordinarietà di questo dato ci fa capire come sia essenziale questo mezzo di comunicazione in ambito professionale.

Fatta caposaldo la regola di galateo che prevede di rispondere ai messaggi ricevuti con un ritardo massimo di 48 ore (non rispondere del tutto non è tra le opzioni), si capisce come l’out of office automatico sia un grande alleato. Oltre che l’occasione di mettere in luce la nostra conoscenza della business étiquette.

Come si scrive un messaggio fuori sede secondo il galateo? Ne parliamo qui sotto.

Cosa scrivere su risposta automatica fuori sede? Le regole fondamentali di étiquette

Guida all'étiquette dell'out of office: cos'è un messaggio automatico fuori sede?

Partiamo dal presupposto che, pur essendo un messaggio preimpostato, l’OOO è una mail a tutti gli effetti, quindi deve rispettare le regole base dell’étiquette. Un piccolo ripasso?

Specificare sempre l’oggetto della mail (es. Assenza ufficio dal 1 al 15 di agosto)

Includere un saluto iniziale. Il grado della formalità è determinato dal tipo di mansione svolta, ma anche un semplice “grazie per la tua e-mail” aggiunge una nota di gentilezza che rende il tuo messaggio sicuramente più piacevole.

Formattare il testo in modo chiaro.

Inserire nelle prime righe del testo le informazioni più importanti.

Concludere sempre con saluti e firma.

Fatti questi doverosi presupposti veniamo al contenuto della e-mail per messaggio fuori sede .

Lo scopo principale è informare e preparare le persone che ti contattano a come procedere in tua assenza. Per questo, a seconda del motivo, potresti dover includere alcuni dettagli nel testo. Sicuramente sarà indispensabile:

Fornire un’indicazione temporale effettiva sulla tua assenza.

Stabilire delle aspettative chiare su quando chi ti scrive riceverà una risposta. È ovvio che centinaia di mail non potranno essere evase il primo giorno del rientro a lavoro, quindi meglio essere sinceri su questo punto, evidenziando che risponderai nel più breve tempo possibile.

Se necessario, fornire informazioni di contatto alternative in modo da permettere a colleghi o clienti di evadere la richiesta e risolvere l’eventuale problematica lavorativa anche prima del rientro.

Specificare in modo chiaro fino a che punto e in quale mansione ci sostituirà il contatto che abbiamo segnalato. Non è scontato che ci siano colleghi in grado di sopperire in tutto. Soprattutto nel caso in cui i contatti alternativi siano più di uno, sarebbe meglio chiarire di quale compito si occuperà ognuno.

Dire chiaramente se le mail ricevute verranno comunque lette da noi o se lo faremo esclusivamente al nostro ritorno.

Informare se siamo disponibili a ricevere telefonate per informarci dell’urgenza lavorativa e in caso segnalare il numero al quale contattarci.

Ulteriori informazioni sulla tua assenza. Questo punto è opzionale ma può essere utile in alcune situazioni. Ad esempio, quando ci si trova in viaggio di lavoro in un’altra Nazione. Potresti essere in grado di rispondere ai messaggi ma non di accedere alla posta elettronica durante lo stesso orario di lavoro. Meglio specificare.

Se ti interessano questi temi, ti aspetto al mio corso di Business Etiquette

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