Fino all’altro giorno il lavoro da remoto (almeno da queste parti) era un privilegio di pochi.
Oggi è una necessità per tutti.

La cosa buona è che la tecnologia ormai ce lo consente. Questa situazione eccezionale sta dimostrando che (come molti freelance già sapevano) è possibile lavorare da casa con la stessa professionalità e produttività di un ufficio…
Putroppo però, strumenti come Zoom e Slack non arrivano con le istruzioni (sociali) per l’uso.

Però, ci si può arrivare: partendo dai principi della business etiquette  è ora di dotarci di un bel galateo dello smartworking.

1. Al lavoro da casa: dress code e home office

   Per lavorare efficacemente da casa, è importante vestire in maniera professionale ed avere un ambiente adeguato intorno. Prima di metterci alla scrivania, verifichiamo di essere in ordine, lavati e pettinati, e di indossare capi adeguati. Nessuno si aspetta il completo a tre pezzi con la cravatta, ma le felpe con topolino  e i pantaloni della tuta anche no. (Se vuoi approfondire, ho parlato di come vestirsi in quarantena qui)

   Anche allestire un angolo-ufficio è un’ottima idea, soprattutto in previsione della prossima videocall. Attenzione dunque a creare uno sfondo neutro: una libreria, un muro bianco, un poster… Verificate anche le condizioni di luce con la vostra webcam, per evitare di scoprire quando sarà troppo tardi che si vede solo una sagoma nera in controluce.
   Ricordate anche di tenere a portata di mano oltre a penne e quaderni anche caricabatterie, adattatori e tutto ciò che potrebbe servirvi.

2. Galateo della videoconferenza

   La prima regola delle videoconferenze è che sono video: a meno di non avere problemi di connessione, tenere la telecamera accesa è obbligatorio (e per favore, non usate la scusa del wifi debole perché siete ancora spettinati in pigiama).
   Chi organizza il meeting si collegherà qualche minuto in anticipo, per verificare che tutto funzioni correttamente.

   Il link per connettersi dovrebbe essere allegato all’invito, insieme agli eventuali documenti che saranno condivisi. Questi documenti, se possibile, vanno inviati ai partecipanti in anticipo con una mail, in modo da consentire loro di preparare domande ed osservazioni.
   Quando c’è in calendario una videocall, avvisate i membri della famiglia e fate in modo di non essere disturbati per non rischiare incidenti di questo tipo (che comunque, adorabile).

3. Bon ton per le conference call

   
   Per conference call è fondamentale trovare uno spazio tranquillo, con il minimo rumore di sottofondo. E sempre per minimizzare il background noise, è obbligatorio, quando non si parla, mettere il microfono in mute. Siccome in conference call gli altri partecipanti non hanno modo di leggere il labiale, bisogna parlare in modo chiaro, magari un filo più lentamente del normale, e fare delle pause per consentire agli altri di inserisi.

   La sfida delle call di gruppo è mantenere il coinvolgimento di tutti partecipanti. Non esitate a intervenire con commenti, a fare domande e a dare feedback (senza interrompere bruscamente, ça va sans dire).
   Se vi siete persi qualcosa, ditelo subito, chiedendo gentilmente di ripetere.

4. SmartWorking: comunicazione efficace

   
   Per ottimizzare la comunicazione a distanza,  è fondamentale considerare attentamente il mezzo di comunicazione che utilizziamo.

   Dobbiamo fare una comunicazione a tutto il team? Benissimo l’email con tutti in CC. Abbiamo bisogno di una risposta immediata da una persona? Forse invece dell’email è meglio uno slack. Ci serve un chiarimento su una questione complessa? Probabilmente invece di mandare una mail chilometrica (o peggio inaugurare uno di quei ping-pong infiniti)  è meglio alzare il telefono e parlarne di persona.

5. Mantenere lo spirito di team in remoto

   Rimanere tutti allineati quando ognuno lavora da casa propria non è impossibile. Ci sono un sacco di strumenti utili per condividere calendari, to do list e progetti. Mantenere motivato il team invece è un altro paio di maniche.

   Per tenere alto il morale delle truppe e far sì che anche chi vive solo non si senta troppo isolato, vi dico quello che fa mio marito. Ogni venerdì alle 17.00 fa un aperitivo su Zoom con tutta la squadra. È un appuntamento informale & birra alla mano, a metà tra lavoro e tempo libero. Ognuno aggiorna il gruppo sul progress della settimana e si fanno quattro chiacchiere tutti insieme. A me pare una bellissima cosa, e a te?

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Foto di apertura: Andrea Piacquadio from Pexels

Altre foto: bongkarn thanyakij - canva studio- Andrea Piacquadio
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