I messaggi vocali: ogni volta che mi capita di mandarne o riceverne uno, puntualmente sorge in me questo pensiero: come facevamo, negli anni ’90, a trascorrere ore al telefono a chiacchierare? Veramente avevamo tutto quel tempo libero?

Oggi la messaggistica che la messaggistica istantanea ha preso il sopravvento, i messaggi vocali – poverini – sono ancora una specie di tabù. Linkiesta, una delle mie testate preferite, aveva addirittura pubblicato, qualche tempo fa, un articolo in cui sosteneva che “I messaggi vocali sono il male assoluto”.
Inoltre, ho sentito tante mie colleghe – più o meno titolate – condannarli senza quartiere.

E dunque eccomi qui, a spezzare una lancia a favore dei messaggi vocali: ebbene sì, io NON sono convinta che siano intrinsecamente negativi. Come ogni strumento di comunicazione, presentano vantaggi e svantaggi, e tutto dipende, come sempre dall’uso che ne facciamo.
Questo articolo si propone di esaminare il galateo dei messaggi vocali, offrendo consigli su quando e come utilizzarli correttamente per mantenere una comunicazione rispettosa ed efficace.

I “Do’s” dei messaggi vocali

Per me, i messaggi vocali hanno una grande potenzialità. Da quando ho bambini (e dunque ho spesso le mani impegnate) li suo moltissimo: ho amiche con cui – di comune accordo – ci scambio messaggi vocali ribattezzati “podcast”: di fatto, è come se facessimo telefonate in differita.
È uno spazio tutto nostro, la soluzione ottimale tra il desiderio di andare oltre il “come stai” di circostanza e la necessità di ottimizzare gli impegni. Tutto questo per dire che, quando utilizzati con saggezza, i messaggi vocali possono essere uno strumento potente per comunicare efficacemente. Anche perché i messaggi vocali conservano tutta una serie di informazioni (legate al ritmo, al volume, all’intonazione) che si perdono, per forza di cose, nella comunicazione scritta.

Ecco alcuni consigli su come e quando utilizzare i messaggi vocali:

• Esprimere al meglio le proprie emozioni: utilizza i messaggi vocali per trasmettere congratulazioni, auguri o empatia. L’intonazione paraverbale arricchisce il messaggio, facendo sentire il destinatario più coinvolto e speciale. Per esempio, se vogliamo fare gli auguri a un’amica e non abbiamo la possibilità di chiamare (magari perché è mattina presto, e siamo tutti impegnati nei preparativi per la giornata) un vocale con un “Volevo augurarti Buon Compleanno, poi nel pomeriggio ti telefono ” detto a voce di certo trasmette più calore dello stesso messaggio messo per iscritto.
  
• Situazioni informali: le note vocali sono ideali per conversazioni informali con amici e familiari con cui si ha un rapporto di confidenza. Possono simulare una chiacchierata telefonica senza la necessità di sincronizzare gli orari per una chiamata… E sono dunque meno impegnativi per il ricevente che può anche decidere di ascoltarli a velocità 2x

• Mostrare sincerità: detto che (ovviamente) le comunicazioni delicate e le scuse si fanno sempre vis-a-vis e non via messaggio, se dobbiamo anche solo sfiorare un argomento sensibile, o far passare una comunicazione dal forte contenuto empatico i messaggi vocali possono essere preferibili a un testo scritto, poiché permettono di moderare il tono di voce e di mostrare sincerità.
  
• Comunicare con persone che non scrivono bene in Italiano: un uso utilissimo per i messaggi vocali è comunicare con persone che non conoscono bene l’italiano e hanno qualche difficoltà in più a scrivere o a comprendere un testo scritto. Un esempio classico è la collaboratrice domestica, ma ce ne potrebbero essere tanti altri.
  
  Precauzioni per l’uso:
• Siccome non è possibile avere una “preview” del contenuto del messaggio vocale è utile anticiparlo con un messaggino scritto, tipo “idea per il nostro weekend del mese prossimo, ascolta con calma” oppure ” per favore, ascolta appena puoi”
• Rintracciare le informazioni dentro a un messaggio vocale è impossibile: per questo, se si comunicano date, appuntamenti, indirizzi o numeri di telefono occorre far seguire da un scritto che riporti per iscritto questi dettagli
  

I “Don’ts” del galateo dei messaggi vocali

Ci sono poi delle situazioni in cui oltre che al galateo, occorre appellarsi anche al buon senso. i don’ts delle note vocali si riferiscono tutti a situazioni in cui l’invio può essere considerato inappropriato o addirittura scortese:

• Contesti lavorativi o formali: le note vocali non vanno usate in contesti professionali o con persone con cui non si è in confidenza, a meno che non sia stato espressamente concordato.

• Chat di gruppo: i vocali sono banditi dalle chat di gruppo poiché obbligano tutti a dover ascoltare messaggi che potrebbero non essere rilevanti per tutti. Se vuoi approfondire l’argomento leggi qui.
  
• Informazioni di dettaglio: come anticipato più sopra, è impossibile rintracciare le informazioni dentro un messaggio vocale. Quindi appuntamenti, indirizzi, numeri di telefono vanno mandati per iscritto (e possibilmente isolati in un messaggio a parte, al fine di favorirne il salvataggio).

• Podcast interminabili: a meno che non ci sia un accordo come quello che ho con alcune amiche, evitiamo di mandare messaggi vocali fiume. E comunque, anche se si ha tanto da dire, è obbligatorio comunicare in maniera curata e stringata. Le divagazioni, gli eeeehhhhmmmm uuhhhhm troppo frequenti (magari perché stiamo parlando mentre facciamo altro) sono uno spreco di tempo del destinatario, e vanno evitati il più possibile.

• Rumori di fondo o volume al minimo: un messaggio vocale deve essere facilmente comprensibile, quindi evitiamo di mandare note vocali in luoghi troppo affollati, mentre siamo impegnati in attività rumorose (come lavare i piatti) o di parlare un volume troppo basso.
  
  

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Se ti interessa il galateo, è uscito il mio libro “Bon Ton Pop al Lavoro”

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