Dove sedersi a un meeting secondo la business etiquette

Argomenti del post

Cosa fanno due nemici sul campo di battaglia? Si fronteggiano.
E due alleati? Si spalleggiano.
“Prendere posizione” su qualcosa equivale a una dichiarazione d’intenti… In senso metaforico, ma non solo. Nella Business Etiquette, conoscere la prossemica – ovvero il significato della posizione che assumiamo rispetto agli altri – è particolarmente importante. E conoscere le regole della disposizione dei posti  in un meeting permette di evitare passi falsi, e di favorire un buon andamento della riunione. 

Perché è così importante? Perché in base alla posizione che scegliamo, dichiariamo il nostro ruolo durante l’incontro, sveliamo le nostre intenzioni, e (forse) lasciamo trapelare le nostre ambizioni. Giusto un esempio per chiarire: che effetto farebbe uno stagista che siede al capotavola in una sala riunioni?

Val la pena ricordare che la disposizione dei posti attorno a un tavolo era oggetto di contesa già in epoca medioevale (in quel caso si trattava però più di banchetti che di conference call): ma già allora, il posto occupato era indice di importanza e alto lignaggio. A differenza di oggi, allora le discussioni su a chi spettasse di diritto il posto migliore potevano anche sfociare in un duello armato… Non sorprende quindi che pian piano si sia radicata l’usanza di mettere i cartellini segnaposto con i nomi, per prevenire questi episodi durante le cene più importanti. 

Ultimo suggerimento su come fare a non sbagliare posto durante un meeting: pensare alla prossemica come un’estensione del body language, perché il posto a cui si siede influenza come si viene percepiti dagli altri, dichiarando qualcosa di sé. 

Il posto a capotavola: dove si conduce la riunione

Se sei il manager, se conduci l’incontro, il tuo posto è ovviamente a capotavola! Questa posizione ha diversi vantaggi e dichiara subito con chiarezza chi sarà a tenere le redini dell’incontro. Non a caso, spesso nelle sale riunioni la sedia che si trova a capotavola è più “Importante” delle altre: con imbottiture più soffici, uno schienale più alto, oppure con i braccioli quando le altre sedute ne sono sprovviste.

Questa posizione è visibile a tutti e allo stesso tempo permette di tenere sotto controllo tutti i partecipanti: da capotavola è più facile condurre un meeting, parlare e interloquire con gli altri. Chi si dispone a capotavola può facilmente introdurre dei temi nella discussione e guidare l’agenda dell’incontro.

Il secondo capotavola è riservato all’ospite

Quando si incontrano due team diversi, i due leader solitamente si schierano ai due capotavola opposti, con il proprio team disposto a lato. Ma, se si vuole favorire un clima più collaborativo – magari perché c’è da prendere una decisione condivisa – i due team leader possono sedere al centro dei lati lunghi del tavolo, uno di fronte all’altro.
Come sempre, è una questione di domandarsi prima: qual è lo scopo dell’incontro?
Nei primi incontri, comunque, quando un’azienda riceve dei clienti, è comune che, quando ci si dispone attorno al tavolo della sala riunioni, il secondo capotavola venga riservato al cliente.

Questa postazione è ideale anche per chi vuole interloquire con il manager che guida la riunione, sostenendo una tesi opposta alla sua.
Un trucco per non assegnare questa posizione di potere a nessuno? Proiettare le slide dove si trova il capotavola ai piedi del tavolo, così nessuno si potrà sedere lì. 

Posti a fianco del capotavola

Il posto a destra del capotavola è privilegiato per la possibilità di influenzare direttamente l’andamento del meeting, essendo immediatamente accanto a chi lo conduce. E’ generalmente riservato a chi sta lavorando attivamente sull’argomento in oggetto insieme al manager e che può quindi focalizzare maggiormente l’attenzione su un tema oppure distoglierla, dando così una direzione ai lavori in corso. È il cosiddetto posto dell’alleato, che supporta il “capo” sia moralmente che praticamente, porgendogli l’agenda, e via dicendo.

Posti centrali

I posti centrali del tavolo, quando chi dirige il meeting è a capotavola, sono riservati a chi partecipa alla riunione più come osservatore, senza dover necessariamente intervenire. Chi si siede qui non sarà visibile a tutti e non potrà vedere bene tutti i partecipanti al meeting. 

Attenzione però: la situazione potrebbe ribaltarsi nel caso in cui al tavolo non ci siano sedie per i capi tavola. In questo caso il manager o chi conduce la riunione, si siederà al centro del tavolo e immediatamente di fronte a lui ci sarà l’ospite. Per gli altri posti si ripete la logica sopra spiegata, ovvero accanto al team leader ci sarà il suo secondo, mentre nei posti più esterni ci saranno i semplici osservatori. 

Per chi non deve partecipare alla riunione, ma deve essere comunque presente, possono essere predisposte delle sedie lungo il muro: il fatto stesso di non sedersi al tavolo dichiara già “sono un semplice osservatore, non parlerò durante la riunione”.

Tavoli tondi

I tavoli tondi si prestano maggiormente a una visione più piana della gerarchia, in quanto facilitano un clima disteso, dove i ruoli non sono così ben definiti. E’ comunque possibile riprendere la logica dei capi tavola, nel momento in cui il power player, ovvero chi tiene in mano le fila della riunione, si siede e di conseguenza l’ospite o il suo interlocutore principale si siederà nel posto diametralmente opposto e così via. Il posto “d’onore”, anche a un tavolo rotondo, è spesso contrassegnato da una sedia più importante delle altre.

A proposito di clima rilassato, i lunch meeting sono pensati per predisporre un atmosfera meno formale e di conseguenza tutte le considerazioni precedenti decadono, meglio se attorno a un tavolo tondo.

Trucchi per scegliere il posto migliore

Il posto migliore dipende tanto dal motivo per cui si partecipa. Se si deve fare giusto un passaggio veloce, sarà meglio accaparrarsi il posto più vicino alla porta, in modo da poter lasciare la riunione con discrezione senza far spostare gli altri. 

Il timing è fondamentale. Meglio arrivare presto a tutti i meeting, in modo da sedersi con certezza al posto giusto. Per i ritardatari rimarranno solo i posti non occupati dagli altri….però anche se si arriva prestissimo è opportuno occupare le posizioni più rilevanti solo se si è sicuri di poterle mantenere. Se l’assistente si siede a capotavola, OVVIAMENTE dovrà alzarsi e spostarsi quando arriva il suo capo. 

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