Hai in programma un calendario pieno di fiere e congressi con il tuo team di lavoro? Non c’è palcoscenico migliore per dimostrare la proprie competenze e stringere nuovi rapporti professionali. Tuttavia, sotto ai riflettori, il rischio di incappare in qualche drammatica gaffe è sempre dietro l’angolo. Usanze culturali diverse, il linguaggio del corpo, l’abito (che fa il monaco), il portamento, il tono, i gesti impliciti: non solo, come si suol dire, “il diavolo sta nei dettagli”, ma il primo impatto è cruciale. Ecco, dunque, alcuni consigli di business etiquette per approcciare ogni incontro, ogni presentazione, ogni cena, con autorevolezza e nonchalance. Spianando la strada a future collaborazioni.
Prepararsi a fiere e congressi
In primis, a fiere e congressi internazionali il biglietto da visita simboleggia il nostro ruolo, ergo non è un pezzo di carta da consegnare a caso. Pensate che in Giappone viene dato con entrambe le mani, osservato e attenzionato, quasi fosse un oggetto prezioso. Negli Stati Uniti invece lo scambio è veloce e pragmatico, mentre in Italia e Francia resta un passaggio imprescindibile, anche se meno ritualizzato. Vale lo stesso per l’outfit: se in Germania o in Inghilterra si predilige una sobrietà quasi austera, in Italia si apprezza lo stile personale, a patto che non manchi d’eleganza. Altro preliminare evergreen? Mai improvvisare la conversazione: arrivate preparati sui temi caldi del settore, magari conditi da formule di cortesia nella lingua del Paese ospitante.
Lo stand: come accogliere e come comportarsi
Una volta in fiera, lo stand diventa la vostra vetrina. Chi si avvicina va accolto alzandosi, sorridendo e presentandosi con chiarezza. Restare seduti o, peggio, scrollare lo schermo del telefono, trasmette disinteresse, ovvero niente di più sbagliato in un contesto dove la parola chiave è “relazione”. Anche la gestione dello spazio personale è fondamentale: negli Stati Uniti mantenere un braccio di distanza dall’altro è segno di rispetto, mentre in Sudamerica la vicinanza fisica è di prassi – spesso addirittura accompagnata da un contatto, che sia la mano sulla spalla o una pacca amichevole.
Networking in fiere e congressi
Poi ci sono i momenti sociali, che a volte valgono più di qualsiasi riunione ufficiale. Durante un coffee break, un cocktail o una cena le barriere si abbassano e le tensioni si smorzano. Eppure, l’attenzione alle sfumature resta imprescindibile, a scanso d’inciampi diplomatici. Ad esempio, negli Stati Uniti cimentarsi nello small talk – sport, viaggi, meteo, qualsiasi argomento leggero – è il perfetto apripista al discorso professionale. Al contrario, in Germania e in Svizzera meglio andare subito al sodo, mentre in Italia e Spagna un tono personale, caloroso, umano, è un’ottima chiave. Dopodiché procedi pure allo scambio di contatti, chiedendo gentilmente l’email per un follow-up. E dulcis in fundo, rammenta che anche il brindisi non è uguale per tutti: se in Cina solo il più anziano o il più importante si alza per dare il là, in Russia non dimenticare mai l’eye-contact. E soprattutto, che non è vino quello nel bicchiere, ma vodka.
Presentazioni e panel: la gestione del palco
Intervenire sul palcoscenico a fiere e congressi richiede moderazione e rispetto delle tempistiche stabilite. Dilungarsi nel parlare? Da evitare: è una mancanza di rispetto non solo verso gli altri relatori, ma anche verso il pubblico. E se qualcuno avanza una domanda pungente? Ringrazia, sempre e comunque. Specialmente nei contesti asiatici, meglio rispondere con equilibrio e diplomazia piuttosto che con eccessiva franchezza. Infine, nel caso in cui si parli in inglese internazionale non importa quanti idiomi locali tu sappia padroneggiare: l’obiettivo è comunicare con chiarezza. Per la serie, less is more.
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