Oggigiorno non c’è comunicazione che non passi per un’email. Ebbene, soprattutto in ambito lavorativo ormai la usiamo per tutto, anche quando non è proprio lo strumento ottimale per esprimerci. Il risultato? Caselle intasate, messaggi persi, testi che, invece di chiarire, creano sempre più incomprensioni. Del resto, per stendere una buona email non serve di certo una laurea, ma giusto prestare la dose necessaria di attenzione a ciò che stiamo facendo. Senza farci prendere dalla fretta e senza dimenticare che non stiamo scrivendo per noi stessi ma per essere letti – e possibilmente capiti – da qualcuno. Ecco, dunque, le 10 email da evitare come la peste secondo la Business Etiquette.

1. Il muro di testo

Zero spazi, zero paragrafi, zero pietà! Un blocco di testo compatto e indigesto scoraggia la lettura già al primo sguardo. Con molta probabilità che l’email venga aperta e ignorata, se non direttamente cestinata. 

2. L’allegato fantasma

Un classico: “Ti mando in allegato” e l’allegato non c’è. Può capitare di sbagliare, ci mancherebbe. Eppure, dimenticarsi l’allegato comunica subito una totale mancanza di cura e attenzione verso l’altro. Un trucco? Allega i file ancor prima di scrivere il testo, così da evitare immediatamente il problema.

3. La mail luna park

Grassetti ovunque, colori improbabili, sottolineature arcobaleno: vade retro. La formattazione può aiutarci a rendere l’email più leggibile tramite stratagemmi grafici e tipografici, ma quando esageriamo possiamo facilmente ottenere l’effetto opposto. Ovvero, disordine e distrazione, oltre che mancanza di professionalità, rischiando d’inficiare l’efficacia del messaggio. 

4. L’allegato gigante

Con tutte le alternative che abbiamo a disposizione oggi, perché allegare file enormi che mandano in cortocircuito il sistema? Non esistono giustificazioni: qualsiasi file sopra il megabyte è sempre meglio mandarlo con un WeTrasfer o utilizzando iCloud. E se il destinatario è una grande azienda con i firewall attivati per questioni di sicurezza? Probabilmente vi chiederanno di usare un loro sistema, quindi è opportuno domandare direttamente come comportarsi con un file pesante.

5. La mail chilometrica

Se puoi esprimere un concetto in una frase, perché usarne cinque? L’email ideale è coincisa, corta, sintetica. Siamo onesti, nessuno leggerà mai fino in fondo un papiro di cinque pagine, quindi possiamo risparmiarci anche la fatica di scriverlo. 

6. Il flusso di coscienza

Altra email da evitare assolutamente è quella scritta di getto come sfogo. In primis per il contenuto: se avete bisogno di chiarire situazioni scomode è sempre meglio farsi una chiacchierata faccia a faccia. E poi per la forma: periodi senza punteggiatura, pensieri che si accavallano, zero logica. Un delirio inutile, insomma. 

7. Quella che doveva essere una telefonata

Tre email, quattro risposte, cinque incomprensioni, quando sarebbe bastata una chiamata di 10 minuti. Se dobbiamo spiegare una questione complessa a qualcuno, che probabilmente avrà delle domande in merito, l’email non è il mezzo adatto. In questo caso, invece di collezionare conversazioni infine messe per iscritto, meglio optare per un confronto in real time, che sia con una telefonata o di persona. 

8. Tutti in copia

Chi deve davvero leggere questa mail? Spesso si tende a mettere in copia la chiunque per tutelarsi, “per sicurezza” diciamo, ma ricordiamo che ogni email inviata entra nella casella di qualcuno, porta via del tempo, genera del traffico. Quindi, è bene ottimizzare: solo email necessarie a persone necessarie. 

9. L’email criptica

Due righe vaghe, nessun contesto, altri dieci messaggi per capire di cosa stiamo parlando. Quando scriviamo un’email dobbiamo sempre pensare a chi ci legge: qualcuno che non ha mai sentito parlare di questo argomento riesce a capire? Ecco, la chiarezza non è un optional. E se coinvolgiamo nuove persone all’interno di una conversazione già avviata fornire tutti gli elementi necessari per inquadrare la situazione dovrebbe essere il minimo indispensabile. 

10. L’email senza oggetto

Chiudiamo con il peggio del peggio: la mail senza oggetto. E qui cala il silenzio. È come dimenticarsi la bussola della nostra comunicazione, ergo la dice lunga sul nostro grado d’interesse e di serietà. Oltre che essere praticamente impossibile da ritrovare nel mare di messaggi. 

Se ti interessa il galateo e vuoi approfondire contenuti come questo, ti aspetto ne La Classe, il programma  formazione continua di Italian Etiquette Society.